Автоматизация комплаенс: обзор существующих решений

Как это работает?

Несмотря на то, что теоретически возможности человеческого мозга безграничны, практически он может проанализировать достаточно ограниченный объем информации. С учетом того, что популяризация комплаенс растет, увеличивается и количество данных, которые комплаенс-менеджер должен оперативно обрабатывать и вовремя реагировать на них.

В связи с этой тенденцией риски снижения эффективности комплаенса увеличиваются. Во-первых, потому что ручной контроль всех зон – это весьма трудозатратное мероприятие. А во-вторых, из-за ограниченности ресурсов комплаенс-функции возникает все больше уязвимых мест в системе контроля рисков.

Чтобы поддерживать уровень комплаенс-защиты на высоте, на рынке стало появляться все больше автоматических решений и решений Legal Tech (legal technology). Они призваны повысить эффективность комплаенс-контроля, заменяя экспертов-людей в рутинных операциях и проводя глубокий машинный анализ.

Далее рассмотрим одни из самых распространенных способов автоматизации комплаенс-функции.

Решения для автоматизации «горячей линии» комплаенс

Данный инструмент в классическом понимании представляет собой канал связи в организации (телефон, электронная почта, форма на сайте и т.д.), по которому любой желающий может сообщить о случившемся или готовящемся нарушении против него или компании в целом.

Автоматизация «горячей линии» позволяет заявителю оставаться анонимным, отправляя обращение с любого устройства из любой точки мира. А комплаенс-офицеру дает возможность не только получать сообщения в структурированном формате, но и следить за статистикой событий в виде диаграмм.

Все обращения классифицируются по определенным критериям и направляются конкретному должностному лицу в зависимости от типа риска. Также автоматическое решение служит удобным способом мониторинга и позволяет специалисту составлять отчеты по входящим заявлениям.

Решения e-discovery

Это службы поиска электронной информации (electronic discovery). Они обеспечивают процесс обнаружения, сбора и предоставления сведений, хранящихся на цифровых носителях (электронных письмах, договорах, базах данных, иных документах и файлах), которые могут служить доказательствами в судебном разбирательстве.

E-discovery используются фирмами при проведении внутренних расследований (форензик) или для предоставления данных по запросу руководства, контрольно-надзорных органов, судов. Также они задействуются для оценочного анализа текущей комплаенс-деятельности на предприятии, помогая выявлять пробелы в процессе обнаружения рисков.

Такие решения существенно уменьшают количество проверяемых документов, но при этом являются эффективными лишь при расследовании уже фактически произошедшего нарушения.

DLP-системы

Data Leak Prevention systems – специализированное программное обеспечение, которое защищает компанию от утечек данных в процессе корпоративных коммуникаций.

Эти программы анализируют потоки данных. А при возникновении риска их утечки за информационный периметр организации сообщают о данном инциденте в службу безопасности или самостоятельно блокируют действия «опасного» пользователя.

С помощью DLP-систем можно контролировать электронную почту сотрудников, Skype на корпоративном компьютере, файлы, отправляемые на печать, записываемые на внешние накопители и т.д.

Минус такого решения для автоматизации комплаенса заключается в том, что далеко не каждое ПО поддерживает работу со сложным юридическим языковым аппаратом, так как изначально DLP создавались не для коммуникационного комплаенса, а для обеспечения информационной безопасности. Поэтому такие системы требуют большого количества времени и сил компании-заказчика на создание и настройку актуального наполнения.

Также нюансом использования DLP-систем в целях комплаенса является то, что по статистике подобное программное обеспечение обычно находится в ведении службы безопасности, и доступ к нему комплаенс-менеджерам ограничен.

Сервисы для проверки контрагентов

Они позволяют провести комплексную оценку сторонних организаций: проверить их кредитоспособность, получить списки аффилированных лиц, узнать о наличии случаев налоговых нарушений и т. д. Такие сервисы обеспечивают должную осмотрительность компании и помогают ей избежать риска начала делового сотрудничества с неблагонадежными партнерами.

Данные в сервисах постоянно обновляются, что позволяет получать их пользователям актуальную информацию. Также есть возможность выгрузки автоматического отчета по потенциальному контрагенту, который сокращает временные затраты на проведение комплаенс-проверки. Кроме того, можно интегрировать данные таких сервисов в локальные системы фирмы.

При всех плюсах сервисов для проверки контрагентов они носят лишь справочный характер. Анализ и оценку рисков на основе полученной информации комплаенс-специалистам придется поводить в ручном режиме.

Сервисы для поиска закупок

Анализ эффективности и прозрачности закупочных процедур – одна из главных задач комплаенс-функции. Сервисы для поиска закупок являются популярным инструментом, объединяющим данные о закупочных процедурах коммерческих организаций и госорганов с большинства электронных торговых площадок страны. Сервисы позволяют искать интересующие торги, задав необходимые параметры, а также изучить карточку компании и получить подробную информацию об участнике торгов или заказчике.

Но опять же, несмотря на всю информационную пользу, которую предоставляют подобные сервисы, глубокий анализ рисков специалистам по комплаенс необходимо проводить самостоятельно.

Автоматизация процессов будет только развиваться вслед за развитием самой системы комплаенс. Поэтому бизнес, который уже сейчас добавит в свою практику интеллектуальные Legal Tech-решения, в будущем не только увеличит эффективность от их использования, но и станет лидером в направлении комплаенс.