Как минимизировать риски при участии в торгах и выиграть их

К получению госконтракта стремятся многие организации. Это не только интересный опыт для компании, но и повышение репутации, а также гарантия того, что ваша работа точно будет оплачена в срок. Чтобы выиграть торги, необходимо предпринять соответствующие комплаенс-меры, которые выделят вас среди прочих участников и позволят минимизировать риски вылета из списка участников и избежать включения в реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и реестр недобросовестных подрядных организаций.

Как проходят торги

Госзаказ является гражданско-правовым договором осуществления работ, поставки продукции или оказания услуг в рамках государственных задач, предусмотренных госбюджетом. Процесс регламентируется статьями 525-534 и 763-768 ГК РФ, 44-ФЗ и прочими нормативными актами в зависимости от нюансов торгов. Статус госзаказчика могут иметь бюджетные учреждения, муниципальные и госорганы, которые при размещении заказа обязаны соблюдать «Положения о закупках».

Торги начинаются с публикации заказчиком на федеральном или региональном сайте оповещения об организации закупки. В документации указывают все необходимые условия:

• сроки подписания контракта и выполнения работ;
• обязательства и стоимость;
• порядок финансирования;
• требуемое качество товара, услуг, работы;
• прочие условия.

Потенциальные конкурсанты регистрируют заявки и позже в зависимости от решения конкурсной комиссии получают оповещения об участии в торгах. Обязательное условие участия в закупках – финансовое обеспечение заявки в размере от 0,5% до 5% стоимости контракта.

Отказ или уклонение победителя от заключения контракта приводит к штрафным санкциям, при которых выступившие в роли обеспечения заявки средства остаются у заказчика либо изымаются у банка, оформившего гарантию обеспечения заявки. Помните, выданная банком гарантия имеет ограниченный срок действия. Если выполнение контракта затягивается, не забудьте вовремя получить новый документ.

Эксперты по комплаенсу оценят уровень опасности тех или иных рисков в конкретной закупке и защитят компанию во время участия и подписания контракта.

Назначить консультацию

Что нужно, чтобы принять участие в торгах

С 01.01.2019 все госзакупки среди субъектов малого предпринимательства, подпадающие под 44-ФЗ, проводятся исключительно в электронной форме. Разберем, как правильно подготовиться к электронному аукциону и выиграть его.

Подготовительная часть

Для начала предполагаемый участник:

• выбирает закупки и анализирует документы;
• получает электронную цифровую подпись (ЭЦП);
• регистрируется в едином реестре участников закупок (ЕИС);
• открывает специальный счет.

Документы следует изучать внимательно и тщательно, чтобы иметь полное представление обо всех требованиях и условиях заказчика. Для участия в торгах стоит использовать формы, предоставленные организатором закупки. Благодаря этому вероятность допустить ошибку гораздо меньше.

Убедитесь, что форма и закон, заявленные в закупке, вам подходят. В случае с государственными закупками это 44-ФЗ. Изучите нормы закона о порядке проведения процедуры касательно госзакупок. Тщательно ознакомьтесь с требованиями, которые предъявляют потенциальным исполнителям заказчики (выписка СРО, лицензии, сертификаты и прочее). Отсутствие каких-либо необходимых документов значительно повышает вероятность проигрыша.

Поскольку на данный момент государственные закупки проводятся только в электронной форме, выиграть закупку без квалифицированной электронной подписи не получится. Ее можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре. Перед посещением центра важно определиться с разновидностью закупок и участием на тех или иных торговых площадках. Предложения по выпуску ЭЦП разнятся в зависимости от запросов. Изготовление подписи занимает около двух дней. Стоимость колеблется в пределах 3-8 тыс. рублей. За срочность потребуется доплата.

После получения ЭЦП следует регистрация в ЕИС. С января 2019 года обязательная аккредитация на каждой торговой платформе упразднена. Теперь для участия в госзакупках нужно лишь разместить документы и соответствующие сведения в едином реестре участников. Как правило, в течение суток платформа проводит аккредитацию.

Если для участия требуется обеспечение заявки, выиграть торги без спецсчета не выйдет. Можно использовать в качестве специального счета расчетный при условии, что он открыт в соответствующем банке.

Аналитическая часть

Необходимо рассчитать маржинальность, оценить риски участия и определиться со стоимостью контракта, ниже которой участвовать невыгодно. Цену нужно делать конкурентоспособной.

Следует проанализировать имеющиеся ресурсы. Поскольку в закупках отсутствует авансирование, требуется запас собственных ресурсов и оборотных средств во избежание сложностей в будущем. Помимо выигрыша закупки предстоит выполнить, потому не стоит переоценивать реальные возможности компании. Перед оформлением заявки нужно четко понимать, сможете ли вы организовать поставки в указанные сроки или своевременно перечислить обеспечение исполнения контракта.

После расчета маржи необходимо просканировать документы на наличие ловушек от заказчика. Порой даже специалисты не могут быстро их обнаружить. Причиной со стороны заказчика служит отсеивание неподходящих подрядчиков либо простая случайность из-за невнимательности или некомпетентности.

Если удалось обнаружить заведомо невыполнимые условия, можно направить заказчику мотивированный запрос разъяснения положений закупочной документации и предложить внести соответствующие изменения. Если заказчик откажется корректировать условия, всегда можно отказаться от участия либо обжаловать положения в антимонопольный орган. Но это редкость. Зачастую заказчики признают ошибки, если они грамотно обоснованы, и вносят требуемые изменения.

Участие в торгах

У закупок бывают разные критерии выбора победителя. В некоторых случаях значение имеет лишь цена, которая на запросе котировок подается только один раз. На аукционах цена уменьшается поэтапно. Существуют закупки, на которые влияют не только стоимость, но и другие факторы: деловая репутация, опыт, квалификация персонала, дополнительная сертификация (как например, комплаенс-сертификация) и так далее.

Главный этап на пути к выигрышу – правильное заполнение заявки. В случае несоответствия документации к торгам не допустят. Следует составлять заявку в точности по требованиям заказчика, учесть все рекомендации и инструкции. Иногда участники проявляют инициативу и оформляют заявку на свое усмотрение, но это неправильный подход. Не стоит усложнять заказчику проверку и менять установленный им шаблон. Здесь креатив не уместен. Лучше показать ответственное и внимательное отношение к желаниям заказчика.

Правила участия в торгах:

1. Участник соглашается со всеми условиями и обязуется соблюдать регламент конкурса.
2. Подача заявки подтверждает, что участник обладает всеми необходимыми в случае подписания контракта ресурсами.
3. Закупочная документация оформляется строго в соответствии с указаниями организатора торгов и требованиями заказчика. Малейший недочет может привести к дисквалификации еще на этапе предварительного отбора.

Условия подачи заявки и требуемые документы оговариваются заранее. Главное – своевременно предоставить организатору максимально правильно оформленную документацию. Не стоит ориентироваться точно на установленную дату. Оставьте в запасе несколько дней для перепроверки всех документов.

Помните, не нужно прикладывать какие-либо дополнительные документы и информацию, которая не значится в условиях закупок. Это может создать противоречия и лишние сложности, и как следствие, привести к дисквалификации или проигрышу.

Эксперты Национальной Юридической Сети подготовят вас к закупкам и помогут избежать ошибок и возможных рисков.

Назначить консультацию

Основной перечень документов для участия в торгах:

• заверенная руководством компании заявка;
• приказ о вступлении в должность генерального директора либо доверенность;
• копия паспорта, СНИЛС;
• государственная регистрация, наименование компании, адрес, ИНН;
• учредительная документация;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП давностью не более 15 дней;
• приказ о назначении главбуха;
• решение об одобрении сделки;
• документы, свидетельствующие о соответствии участника условиям закупки;
• налоговая отчетность за три прошедших отчетных периода и справка об отсутствии задолженностей;
• документы, свидетельствующие о внесении обеспечения заявки на участие (банковская гарантия или платежное поручение).

Как снизить риски при заключении госконтракта

Закупка, как неотъемлемый элемент бизнеса, сопровождается рисками. Неблагоприятные события приводят к упущенной выгоде, финансовым потерям, безрезультативности, потере репутации и прочим неприятным последствиям. Предупрежден – значит вооружен. Рассмотрим риски, которые могут возникнуть у подрядной компании при участии в торгах и заключении госконтракта:

• Организационные. Подача неполного пакета документов, заявки с неверной и неактуальной информацией или неправильным оформлением, просрочка подачи заявки. Все это влечет за собой снятие с закупка. Также сюда относится увеличение стоимости контракта, которое способствует росту потенциального дохода, но вместе с тем повышает риск проиграть. Это связано с ошибочными прогнозами ценовых конкурентских предложений, издержками по выплате зарплаты работникам и так далее.
• Финансовые (внутренние и внешние). Невыполнение гарантийных обязательств и финансовая неустойчивость компании. Главный критерий для всех закупок – отсутствие задолженностей. Внешние риски включают недобросовестность контрагента и упущенную выгоду, возникающую вследствие срыва какого-либо мероприятия.
• Кадровые. Помимо халатности и некомпетентности сотрудников сюда можно отнести отсутствие необходимых кадров в месте производства работ. Привлечение специалистов из других регионов влечет за собой дополнительные расходы.
• Инфляционные. Крупные закупки могут длиться до двух месяцев. Подписание контракта тоже занимает много времени, а выполнение договора порой длится не один год. Поскольку утвержденная цена не подлежит изменениям, важно предусмотреть инфляционный риск на стадии формирования предложения.
• Логистические. Такие риски сопровождаются сложностью и финансовыми затратами на доставку оборудования и материалов в труднодоступные регионы.
• Коррупционные. Торги проводятся формально, а условия уже прописаны для определенного юридического лица. Заказчик может быть в сговоре с будущим исполнителем и намеренно выставлять убыточную цену, чтобы позже применить пункт об изменении цены в случае обстоятельств непреодоленной силы и поднять стоимость. Если закупка составляется для конкретной организации, документация обычно включает требования, присущие нужному подрядчику.
• Природно-климатические. Риски связаны с географическим местоположением объекта и жесткими климатическими условиями, способными негативно повлиять на реализацию проекта.
• Репутационные. Угроза для компании попасть в реестр недобросовестных поставщиков в случае невыполнения в срок своих обязательств.
• Форс-мажорные. Нанесение вреда оборудованию, здоровью физических лиц вследствие непредвиденных обстоятельств, халатности других работников, стихийных бедствий.
• Политические. Изменения государственной политики, законодательства внутри страны или за ее пределами приводит к убыткам или недополучению прибыли.
• Информационные. Искажение сведений со стороны заказчика или организатора закупки.

Любой государственный контракт первым делом ориентирован на защиту интересов заказчика. Исполнители не могут включать в контракт свои условия или корректировать предложенные госзаказчиком, иначе рискуют потерять репутацию. Чтобы успешно работать с госзакупками, нужно внимательно подходить к таким сделкам и скрупулезно анализировать все возможные риски.