Как ознакомить контрагентов с корпоративными политиками и процедурами?

Ознакомление контрагентов с корпоративными политиками и процедурами компании является не менее важным этапом, чем обучение им сотрудников. Среди базовых документов, которые могут быть представлены на обозрение потенциальных партнеров, выделяют:
Как ознакомить контрагентов с корпоративными политиками и процедурами?
  • Кодекс этики / Кодекс корпоративного поведения;
  • Политика по защите персональных данных;
  • Политика в отношении конфиденциальности информации;
  • Политика в отношении подарков, представительских расходов и знаков гостеприимства;
  • Политика по проверке контрагентов;
  • Политика по противодействию взяточничеству и коррупции;
  • Политика по информационной безопасности;
  • Политика по приему и обработке сообщений «горячей линии» по вопросам этики;
  • Политика по урегулированию конфликтов интересов;
  • Политика по ведению благотворительной деятельности;
  • Политика по оказанию спонсорской помощи;
  • Политика по использованию инсайдерской информации;
  • Антимонопольная политика / Политика по защите конкуренции;
  • Политика по недопустимости ответных мер в отношении лиц, сообщающих о нарушениях;
  • Политика по противодействию финансовому мошенничеству (ПОД / ФТ);
  • Политика по охране окружающей среды;
  • Политика по использованию интеллектуальной собственности;
  • Политики в частности FATCA / CRS;
  • Инвестиционный комплаенс.

 

Доносить до контрагентов собственные комплаенс-принципы можно следующими способами:

 

  • Размещать информацию на официальном сайте компании;
  • Оформлять приложение к контракту, включать в него ссылку на Кодекс этики или другие политики;
  • Отправлять информацию по электронной почте;
  • Проводить тренинги для сотрудников контрагентов;
  • Доносить информацию в ходе переговоров.

 

В чем разница между политиками и процедурами комплаенс?

 

Политика – это собрание принципов, правил поведения, которых придерживается компания в своей деятельности. Они могут касаться следующих областей:

 

  • Политика внутренних коммуникаций;
  • Политика качества;
  • Политика обслуживания клиентов;
  • Политика информационной безопасности;
  • Политика управления финансами;
  • Политика управления бизнес процессами и т.д.

 

То есть политик у компании может быть много, на каждое ключевое направление ее деятельности с точки зрения стратегии организации. Также есть вариант создать одну общую, корпоративную политику, которая соберет в себе все главные принципы конкретной фирмы.

 

Грамотная политика отвечает не только на вопрос, как необходимо поступать в той или иной ситуации, но и почему нужно сделать именно так. В наиболее правильном и эффективном варианте политики пишутся и принимаются на уровне совета директоров или собрания исполнительных руководителей, так как именно они отвечают за всю компанию и за каждого сотрудника в отдельности.

 

Что касается процедур, это как раз-таки своего рода инструкции, описывающие линейную последовательность выполнения определенных операций, направленных на упрощение представления бизнес-процессов. Процедуры могут разрабатываться и внедряться локально в рамках одного отдела или даже одной должности.

 

Для управления процедурами нет необходимости привлекать руководителей высшего звена. Для их утверждения достаточно участия среднего менеджмента.

 

 

Марина Курицына
Руководитель клиентского сервиса

УЗНАЙТЕ, КАК МЫ ЗАЩИТИМ ВАС И ВАШ БИЗНЕС – ОБРАТИТЕСЬ К ЭКСПЕРТУ НАЦИОНАЛЬНОЙ ЮРИДИЧЕСКОЙ СЕТИ