Как ознакомить контрагентов с корпоративными политиками и процедурами?

Ознакомление контрагентов с корпоративными политиками и процедурами компании является не менее важным этапом, чем обучение им сотрудников. Среди базовых документов, которые могут быть представлены на обозрение потенциальных партнеров, выделяют:

• Кодекс этики / Кодекс корпоративного поведения;
• Политика по защите персональных данных;
• Политика в отношении конфиденциальности информации;
• Политика в отношении подарков, представительских расходов и знаков гостеприимства;
• Политика по проверке контрагентов;
• Политика по противодействию взяточничеству и коррупции;
• Политика по информационной безопасности;
• Политика по приему и обработке сообщений «горячей линии» по вопросам этики;
• Политика по урегулированию конфликтов интересов;
• Политика по ведению благотворительной деятельности;
• Политика по оказанию спонсорской помощи;
• Политика по использованию инсайдерской информации;
• Антимонопольная политика / Политика по защите конкуренции;
• Политика по недопустимости ответных мер в отношении лиц, сообщающих о нарушениях;
• Политика по противодействию финансовому мошенничеству (ПОД / ФТ);
• Политика по охране окружающей среды;
• Политика по использованию интеллектуальной собственности;
• Политики в частности FATCA / CRS;
• Инвестиционный комплаенс.

Доносить до контрагентов собственные комплаенс-принципы можно следующими способами:

• Размещать информацию на официальном сайте компании;
• Оформлять приложение к контракту, включать в него ссылку на Кодекс этики или другие политики;
• Отправлять информацию по электронной почте;
• Проводить тренинги для сотрудников контрагентов;
• Доносить информацию в ходе переговоров.

В чем разница между политиками и процедурами комплаенс?

Политика – это собрание принципов, правил поведения, которых придерживается компания в своей деятельности. Они могут касаться следующих областей:

• Политика внутренних коммуникаций;
• Политика качества;
• Политика обслуживания клиентов;
• Политика информационной безопасности;
• Политика управления финансами;
• Политика управления бизнес процессами и т.д.

То есть политик у компании может быть много, на каждое ключевое направление ее деятельности с точки зрения стратегии организации. Также есть вариант создать одну общую, корпоративную политику, которая соберет в себе все главные принципы конкретной фирмы.

Грамотная политика отвечает не только на вопрос, как необходимо поступать в той или иной ситуации, но и почему нужно сделать именно так. В наиболее правильном и эффективном варианте политики пишутся и принимаются на уровне совета директоров или собрания исполнительных руководителей, так как именно они отвечают за всю компанию и за каждого сотрудника в отдельности.

Что касается процедур, это как раз-таки своего рода инструкции, описывающие линейную последовательность выполнения определенных операций, направленных на упрощение представления бизнес-процессов. Процедуры могут разрабатываться и внедряться локально в рамках одного отдела или даже одной должности.

Для управления процедурами нет необходимости привлекать руководителей высшего звена. Для их утверждения достаточно участия среднего менеджмента.