Как защитить данные компании при увольнении сотрудника?

В 2023 году десятки компаний объявили об увольнениях, и, по некоторым прогнозам, к концу года их будет еще больше. Помимо потенциальной потери институциональной памяти, компании, переживающие сокращение штата, также подвергаются другой угрозе: краже коммерческой тайны.

Около 61% бизнес-лидеров сообщили, что в 2023 году в их компаниях, скорее всего, произойдут увольнения и сокращения персонала. Все люди разные, кто-то может не понять экономической ситуации и затаить на компанию обиду.

Учитывая, что подавляющее большинство краж коммерческой тайны совершается сотрудниками бизнеса — 85%, компания без хорошо организованной комплаенс-системы рискует потерять данные.

Юристы Национальной Юридической сети помогут внедрить Комплексную Систему Комплаенс на предприятие. Комплаенс-система превентивно защитит от рисков кражи коммерческой тайны и как зонт укроет вашу компанию от всех рисков, которые ей грозят.

И хотя защита ключевой конфиденциальной информации и коммерческой тайны - это всегда баланс между лучшими практиками и реалиями функционирующего бизнеса, вот несколько шагов, которые могут помочь компаниям избежать ущерба при увольнении сотрудников:

Ограничьте доступ во время работы

Сотрудники не смогут получать информацию, составляющую коммерческую тайну, если у них нет к ней доступа. Конечно, ни один бизнес не может просто запереть свои коммерческие секреты и продолжать функционировать. Для того, чтобы эти коммерческие тайны представляли ценность, некоторые сотрудники должны иметь к ним доступ и использовать их.

Тем не менее, работодатели могут снизить свой риск, внедрив ИТ-протоколы, которые разрешают доступ к ключевым документам только тем сотрудникам, которые в этом нуждаются.

Следите за незаконным присвоением

ИТ-отделы могут создать системы, способные отслеживать предупреждающие признаки незаконного присвоения и регистрировать действия для последующего анализа. Примерами предупреждающего знака могут быть одновременная загрузка большого количества файлов, доступ к файловым хранилищам компании в неурочное время, подключение к нерабочим сайтам электронной почты и облачным хранилищам и т.д.

Обучайте сотрудников

Многие сотрудники в конечном итоге уносят с собой коммерческую тайну скорее по незнанию, чем по злому умыслу — они просто не понимают, что им не разрешается хранить документы, над которыми они работали. Возможно, обучить сотрудников в разгар сокращения штата будет невозможно, но такие меры, как ежегодные учебные занятия и последовательное применение дисциплинарных мер за несоблюдение конфиденциальности, могут снизить угрозу неосознанного незаконного присвоения.

Регулярно обновляйте контракты

Законы и нормативные акты, касающиеся коммерческой тайны и недобросовестной конкуренции, постоянно меняются. Отслеживать их постоянное изменение предпринимателю практически невозможно, но зато этим ежедневно занимаются юристы Национальной Юридической Сети, которые помогут с составлением политик соответствия и при документообороте компании в целом.

Храните дубликаты

Создавайте удаленные резервные копии компьютеров сотрудников, чтобы они могли быть удаленно заблокированы во время увольнения без потери каких-либо данных (включая потенциальные доказательства незаконного присвоения до увольнения).

Проведите собеседование при выходе

Собеседования при увольнении могут быть источником информации для устранения риска незаконного присвоения. Они помогают работодателям определить, действия каких сотрудников перед увольнением могут потребовать дополнительной проверки, какие сотрудники могут перейти к конкурентам и какие сотрудники или бизнес-подразделения, возможно, ранее не соблюдали политику компании в области защиты информации.

Собеседования также могут предоставить работодателю последний шанс проинструктировать сотрудников относительно их постоянных обязательств перед компанией.

Национальная Юридическая Сеть сможет помочь Вам и вашей компании в случае, если важные данные уже утекли. Чтобы не допускать утечек снова, обращайтесь к нашим юристам и внедряйте Комплексную Систему Комплаенс уже сейчас, заполнив онлайн-форму снизу или позвонив по телефону горячей линии.