Комплаенс-линия – надежный инструмент борьбы с мошенничеством

Ни одна современная комплаенс-программа не будет эффективной без такого инструмента, как комплаенс-линия. Грамотно внедренный сервис дает возможность персоналу, клиентам, контрагентам и деловым партнерам доводить до сведения компании о потенциально возможных негативных инцидентах или случившихся нарушениях, с которыми они столкнулись внутри организации или при взаимодействии с ней.

Такой вид коммуникации помогает топ-менеджменту и владельцам бизнеса эффективнее им управлять, принимая необходимые превентивные меры по выявлению и предотвращению противоправных действий до того, как они станут общеизвестными и спровоцируют финансовые, репутационные потери, привлекут излишнее внимание контрольно-надзорных органов.

Влияние комплаенс-линии на эффективность компании

Существует ошибочное мнение, что если на «горячую линию» комплаенс не поступают заявления, то в организации нет никаких нарушений. Но это не так. Скорее всего, просто кампания по пропаганде важности комплаенс-линии была проведена неэффективно. Не был сформирован положительный имидж этой функции для борьбы с коррупцией, мошенничеством и прочими преступными махинациями.

Также отсутствие обращений может быть показателем того, что у людей возникает психологический барьер, даже если есть повод обратиться на «горячую линию» комплаенс. Или они просто не понимают механизм ее работы.

Если заявления поступают в большом количестве, это наоборот свидетельствует о том, что у сотрудников, партнеров, клиентов сложился позитивный образ этого инструмента, а процесс его работы выстроен правильно на всех этапах, начиная от поступления заявления, заканчивая отчетом о подтверждении или опровержении нарушения.

В доказательство всему вышесказанному – результаты исследования Университета Джорджа Вашингтона и Университета штата Юта за 2019 год. Аналитики обработали более 2 млн отчетов от более 1000 компаний. Была выявлена четкая закономерность между наличием комплаенс-линии, эффективностью бизнеса и деловым имиджем фирмы.

По итогам исследования оказалось, что организации с большим количеством обращений на комплаенс-линию встречаются в СМИ в негативном ключе на 46% реже, чем предприятия, которые получают меньше заявлений.

Согласно же отчету Ассоциации «Объединение сертифицированных специалистов по расследованию хищений» компании, внедрившие «горячую линию» по вопросам комплаенс, значительно чаще обнаруживают у себя мошеннические действия, и их убытки от данных преступлений составляют на 50% меньше, чем у фирм, не имеющих комплаенс-линии.

Обращения, поступающие на адрес «горячей линии» по вопросам комплаенс, позволяют вскрыть противозаконные схемы, работающие в компании годами, ликвидировать их и усилить внутренний контроль в местах с пробелами защиты.

Этапы внедрения комплаенс-линии

Успешный международный опыт говорит о том, что комплаенс-линия, в идеале, должна предоставляться на аутсорс третьим лицам (внешней независимой стороне) для обеспечения максимальной непредвзятости к поступающим заявлениям. Такие эксперты являются посредниками, которые просто доносят информацию до руководства организации и сами не принимают никаких мер в отношении обращений.

Чтобы внедрить у себя эффективно работающую «горячую линию» комплаенс, важно выполнить следующие действия:

1. Провести глобальный аудит деятельности бизнеса. Проанализировать:

• структуру организации,
• ее бизнес-процессы,
• локальные нормативные документы,
• состав и численность сотрудников,
• основных контрагентов,
• провести интервью с управленцами и т.д.

Это поможет разработать индивидуальный подход к реализации внедрения «горячей линии» по вопросам комплаенс. Благодаря такому анализу можно подобрать наиболее подходящий способ связи (телефон, электронная почта, форма на сайте и т.д.) между заявителями и комплаенс-службой.

2. Сформировать пакет документов, регламентирующих работу комплаенс-линии и отражающих принципы и ценности бизнеса:

• Политика о работе комплаенс-линии;

• Порядок приема и обработки входящих обращений;
• Регламент расследования инцидентов;
• Правила предоставления обратной связи и др.

3. Руководству задавать «тон сверху», заявляя о своей нулевой толерантности в отношении недобросовестных деяний и о санкционных мерах, которые будут применены к нарушителям. Формирование этичной политики деятельности компании в первую очередь должно транслироваться от высшего менеджмента.

4. Организовать для персонала тренинги. Информировать людей о правилах работы комплаенс-линии, о ее значимости для компании в целом и для каждого сотрудника в частности. Объяснить, как с помощью этого инструмента любой желающий может заявить о нарушении правил в отношении него или всей фирмы.

Необходимо донести до каждого человека важность предотвращения хищений, мошеннических операций, нарушений закона и настроить персонал на волну прозрачности бизнеса и принятия корпоративной культуры.