Претензионная работа с поставщиками: порядок ведения

При договорно-претензионной работе нужно руководствоваться не одним, а целым рядом нормативных актов. В частности, это следующие законы:

• ГК РФ. Регулирует порядок исполнения обязательств, виды ответственности за неисполнение обязанностей. Также в ГК прописаны возможности одностороннего отказа от контракта.
• ФЗ № 44. В статьях 94 и 95 закона содержится порядок проверки итогов выполнения государственного контракта.
• АПК. В части 5 статьи 4 указаны ситуации, когда претензионный порядок является обязательным. В части 1 статьи 126 АПК прописано, что истец должен приложить к иску копию претензии, а также документацию, подтверждающую позицию заказчика.
• Отдельные нормативные акты. Применяются в том случае, если предметом контракта являются отдельные виды объектов.

Также претензионная работа может регулироваться различными ведомственными актами. К примеру, это регламенты, методические рекомендации.

Срок подачи и рассмотрения претензии

Начать претензионную работу можно когда угодно. Закон № 44-ФЗ не содержит конкретных указаний на этот счет. Тут следует смотреть на имеющуюся практику по обозначенному вопросу. Скорость предъявления претензии часто определяет итог. Начинать проведение такой работы желательно в течение 10-30 дней.

Предъявить претензию можно и после выполнения договорных обязательств. В таком случае действует срок исковой давности. И в этой ситуации имеются некоторые исключения. Например, если был обнаружен дефект поставленной продукции — здесь ориентиром становится гарантийный срок. При его отсутствии берется период продолжительностью 2 года.

В законе № 44-ФЗ не содержится условий и в отношении того, как скоро должен быть дан ответ. АПК содержал указание на 30 суток. Однако в договоре разрешено прописать любой другой период. Обозначенное условие остается актуальным лишь в случае спора относительно незаконного обогащения.

Задачи договорно-претензионной работы

• Контроль за добросовестным исполнением обязательств по контракту (договору).
• Досудебное урегулирование споров.
• Взыскание с недобросовестных поставщиков, подрядчиков, исполнителей пеней и штрафных санкций.

Предварительно заказчику необходимо:

• определить должностное лицо, которое будет отвечать за претензионную работу со стороны организации (Заказчика);
• закрепить функциональные обязанности работника в должностной инструкции;
• определить порядок регистрации исходящих и входящих претензий по заключенным контрактам и по судебным разбирательствам.

В основном такие обязанности исполняет юридический отдел либо отдельное должностное лицо с юридическим образованием.

Этапы претензионной работы в организации

• Допретензионный этап

Заказчик выявляет нарушения условий исполнения/неисполнения обязательств по контракту (договору) и фиксирует их в соответствующем акте.

Каждое нарушение условий контракта необходимо задокументировать и обязательно уведомить нарушителя, пригласить его на составление акта. Для этого нужно оформить в свободной форме письмо-вызов исполнителя по адресу либо на объект заказчика, указать в нем суть нарушения и направить по электронной почте/факсу/по почте с подтверждением доставки / вручить представителю под роспись.

На этом этапе максимально фиксируются все нарушения. Подтверждающие документы оформляются по требованиям законодательства РФ и действующего контракта. Если контрагент не собирается устранять недостатки либо не выходит на связь, заказчик переходит к подготовке претензии.

• Претензионный этап

Заказчик формирует претензию и документы, подтверждающие факт нарушения. Цель этапа: получить неустойку за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательства. Помимо неустойки, заказчик может взыскать убытки, которые он понес из-за ненадлежащего исполнения / неисполнения обязательств по контракту.

Заказчику необходимо отразить в претензии:

• информацию по действующему контракту: номер, дату заключения;
• данные о сторонах контракта: наименование каждой стороны, юридический и почтовый адрес;
• нарушенные обязательства;
• мера ответственности и ее основание;
• размер денежного требования заказчика по условиям контракта (с приложением детального расчета);
• реквизиты счета в банке для перечисления денежных средств;
• четкие сроки на добровольное исполнение денежного требования или направления возражения по указанным в претензии требованиям;
• требование о расторжении контракта по соглашению сторон (при необходимости) или иные условия исходя из нарушения условий контракта;
• документы, подтверждающие факт нарушения.

Если контрагент не реагирует на полученную претензию, необходимо сформировать исковое заявление и отправить его в суд.

• Подготовка и направление искового заявления в суд

Данный этап имеет принудительную составляющую: если требования об уплате штрафа, пеней не были исполнены контрагентом на добровольной основе, заказчик по ст. 125 АПК РФ формирует и направляет в суд исковое заявление.

Заказчик должен отразить в иске:

• точное и четкое обоснование предмета иска со всеми подтверждающими документами;
• доказательство проведения претензионной работы;
• детальный расчет исковых требований;
• документальное подтверждение факта предоставления копии иска ответчику;
• подтверждение полномочий лица, подписавшего исковое заявление.

Претензионная работа покупателя значительно сложнее, чем у поставщика, и связана с большим количеством действий при приемке товара.