Важность и преимущества горячих линий для бизнеса

Горячая линия – важнейший инструмент для роста и законного функционирования бизнеса. Внедряя культуру информирования, компания продвигает эффективную и понятную систему коммуникации. Горячая линия поможет предотвратить неправомерные действия внутри организации, побуждая сотрудников к высказыванию своих наблюдений и опасений.

Что такое информирование и кто такой информатор?

Информирование в бизнесе - это когда сотрудник выражает свою озабоченность или обращает внимание на любое неправильное действие или противоправный акт, которые могут нанести ущерб бизнесу или репутации компании.  Лицо или сотрудник, проявивший инициативу, называется информатором.

Сейчас крупнейшие компании мотивируют своих сотрудников использовать горячую линию в случае любой незаконной деятельности или проступка, которые могут поставить под угрозу престиж компании или поставить организацию в затруднительное положение. Со стороны владельца бизнеса важным моментом является заверение в том, что при обращении на горячую линию работнику компании ничего не угрожает.

Обычно причины, по которым сотрудники не хотят сообщать о противоправных действиях их коллег, выглядит так: 

• Угроза жизни;
• Потеря работы или перевод на другое место;
• Месть от коллег;
• Нет мотивации обращаться на горячую линию;
• Страх потерять дружеские отношения.

В этой статье мы разберём виды информирования и причины, по которым горячая линия необходима для вашего бизнеса.

Политика и виды информирования 

Политика информирования – это выражение озабоченности по поводу любых неправильных действий или любого противоправного деяния на рабочем месте. Она предоставляет возможность повысить чувство принадлежности сотрудников к организации и защищает как работодателя, так и работника от рисков или убытков. Вот почему в большинстве организаций действует горячая линия.

Виды информирования

Внутреннее информирование

Сотрудник выражает обеспокоенность по поводу любых неправильных действий внутри организации. Причинами могут быть как простая настороженность, так и недисциплинированность или неподобающее поведение коллег.

Внешнее информирование

Когда о каких-либо незаконных или неправомерных действиях против организации или против руководства компании становится известно за пределами предприятия, это называется внешним информированием.

Как продвигать культуру информирования

Культура открытых дверей 

Политика информирования успешна только тогда, когда в ней присутствует культура открытых дверей. Любой сотрудник может без каких-либо опасений выразить свою обеспокоенность по поводу любых правонарушений, незаконной деятельности или халатности по горячей линии. Высшее руководство должно приложить все усилия для формирования этической культуры в организации, тогда культура открытых дверей образуется сама собой.

Сотрудник должен быть обучен и информирован о различных способах и аспектах информирования о нарушениях, чтобы он мог свободно выражать обеспокоенность по поводу любых неправомерных действий, происходящих в организации. Компания должна иметь политику защиты информаторов, и то же самое должно быть хорошо доведено до сведения сотрудников, для увеличения обращений по горячей линии.

Вовлечение всех заинтересованных сторон 

Ознакомьте с политикой информирования все заинтересованные стороны: продавцов, подрядчиков, снабженцев и т.д. Политика должна быть размещена на веб-сайте компании. Это поможет сотрудникам компании знать о горячей линии и пользоваться ей.

Необходимость действовать

Политика и процедура информирования - это не то, что предназначено только для прослушивания. После получения уведомления по горячей линии следует предпринять соответствующие действия. Должно пройти минимальное время между обращением сотрудника и принятием мер, чтобы доказать работникам серьёзность и действенность горячей линии.

Надлежащее расследование и последующие меры 

Следует должным образом отнестись к проблеме распространения информации. В случае какой-либо задержки забота теряет свой смысл, а организация теряет доверие. Поэтому менеджеры должны принять незамедлительные меры и отчитаться перед руководством 

Преимущества информирования общественности

• Повышение безопасности организации:
  Внедрение процесса и процедуры информирования в компанию позволит предотвращать любые неправомерные действия в организации. Сотрудники просто будут опасаться совершать незаконные поступки, зная о возможном наказании.
• Повышение имиджа организации:
  Приверженность компании соблюдению этики и кодекса поведения повышает имидж и репутацию организации за пределами компании.
• Преимущества в будущем:
  Политика информирования гарантирует, что руководство, придерживающееся моральных стандартов, всегда будет успешно вести свой бизнес.

Помехи для политики информирования

1. Сопротивление со стороны высшего руководства:
   Во многих организациях существует политика информирования, но она не соблюдается и не внедряется должным образом внутри организации.
2. Культурное препятствие:
   Этот тип препятствий возникает, когда окружающая среда организации не мотивирует сотрудников бесстрашно высказывать свои опасения.
3. Страх мести от коллег
   Сотрудники напуганы и не решаются сообщать о любых действиях, связанных с разоблачением, поскольку вышестоящие должностные лица могут им отомстить.

Политика информирования и практика горячих линий пока слабо распространены на территории России, что никак не отменяет их эффективность. Горячие линии – это элемент, входящий в политику соблюдения требований, которую ещё называют комплаенсом. Специалисты Национальной Юридической Сети помогут внедрить Комплексную Систему Комплаенс на Ваше предприятие, чтобы обезопасить Ваш бизнес от непредвиденных рисков и потерь.