Закупки и продажи: какие главные уязвимости в этих процессах?

Как это работает?

Закупки – основная статья расходов каждой компании. С учетом того, что бюджет в эту сферу всегда вкладывается немалый, коррупционная составляющая в ней – не редкость и в государственном, и в частном секторе.

Высокие коррупционные риски обязывают регламентировать реализацию закупок и продаж как на уровне законодательных нормативных актов, так и на уровне локальных документов организаций.

Слабые места закупочного процесса могут возникать из-за его изначально неправильной структуры (например, отсутствие должного контроля на уязвимых этапах) или же появляться вследствие ошибочной тактики контрольных мероприятий, ненадлежащего их исполнения, умышленных действий сотрудников (корпоративное мошенничество) и т.д.

Риски в планировании закупок

Отсутствуют необходимые финансовые средства

Наличие бюджета – одно из важнейших условий закупок. Как правило, проверка их наличия – это первоначальный шаг, без которого нельзя проводить закупочную процедуру. Если необходимых денег нет – не будет возможности заключить контракт, выполнить договорные условия, сохранить репутацию перед партнерами.

Установлены необоснованные требования к закупаемой продукции

До инициирования закупки следует определить, что именно нужно. Для этого понадобится определить характеристики товара, его технические свойства. Если же этот этап будет выполнен некачественно, это может повлечь завышенные требования (формирование их под «конкретного» поставщика).

Указаны необоснованные / неоднозначные требования к поставщику

Обычно для выбора контрагента, который сможет должным образом исполнить свои контрактные обязательства, проводится оценка его производственных мощностей, кадрового состава. Оценка поставщика также потребуется для соответствия принципу должной осмотрительности. Но на практике требования, выдвигаемые к квалификации потенциального поставщика, могут быть как недостаточными, так и избыточными.

Риски в проведении закупочных процедур

Неправильно оценена квалификация поставщиков

Оценка заявок участников закупок несет в себе достаточно высокую степенью риска мошенничества и коррупции. На данном этапе формируется решение, сможет ли поставщик выполнить свои обязательства или нет. При этом оценка квалификации может оказаться весьма субъективной: если оценить достаточность сотрудников и технических ресурсов можно, то уже с определением квалификации персонала труднее. Еще тяжелее оценить опыт потенциального поставщика, особенно когда представленные им документы говорят о практике исполнения подобных работ, не полностью совпадающих с предметом закупки.

Таким образом, на этом этапе возможны как ошибки, обусловленные отсутствием четких утвержденных критериев оценки, так и умышленные действия, которые приведут к двойным стандартам и «поблажкам» отдельным поставщикам.

Некорректно оценены характеристики предлагаемой продукции

Еще один важнейший элемент выбора поставщика – оценка соответствия предлагаемой им продукции установленным характеристикам. Часто для технической оценки требуется привлечь квалифицированных технических специалистов, имеющих актуальные знания, без которых она невозможна. На этом этапе высок риск как для ошибок, так и для преднамеренных действий по допуску или не допуску предлагаемой продукции.

Необоснованно итоговое ранжирование предложений участников закупок

Завершающим этапом оценки заявок участников является сравнение всех параметров оценки в соответствии с требованиями закупки. На данном этапе играют роль и результаты оценки квалификационных требований, и технических предложений участников закупок, ведь их ошибочность повлечет за собой дефекты в итоговой оценке.